Hệ thống ERP là một giải pháp quản lý toàn diện được biết đến với vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động của các doanh nghiệp. Nếu bạn mới nghe về thuật ngữ này, hãy cùng AES Việt Nam khám phá chi tiết thông tin dưới đây để hiểu rõ hơn về hệ thống ERP và ứng dụng của nó trong quản trị tổng thể doanh nghiệp.
1. Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP, viết tắt của “Enterprise Resource Planning”, hay được gọi đơn giản là phần mềm quản trị doanh nghiệp, là quá trình tích hợp các chu trình kinh doanh cốt lõi của một tổ chức, thường diễn ra theo thời gian thực và được hỗ trợ bởi công nghệ và phần mềm. Các chu trình kinh doanh cốt lõi này bao gồm:
- Lập kế hoạch sản phẩm và mua hàng
- Kế hoạch sản xuất
- Tiếp thị và bán hàng
- Quản lý hàng tồn kho
- Tài chính và kế toán
- Quản trị nguồn lực
ERP thường được coi là một phần mềm quản lý kinh doanh tiêu biểu, tổng hợp tất cả các công cụ và chức năng vào một ứng dụng nhỏ gọn. Với ERP, doanh nghiệp có thể dễ dàng thu thập, lưu trữ và quản lý thông tin và dữ liệu, hỗ trợ quá trình ra quyết định chiến lược và đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Đây là một hệ thống phần mềm tích hợp đầy đủ các chức năng mà một doanh nghiệp cần, liên tục cập nhật các quy trình và hoạt động kinh doanh của mọi bộ phận ngay lập tức. Hệ thống ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình trạng dòng tiền, nguyên vật liệu, tồn kho, đơn đặt hàng và mối quan hệ với khách hàng.
2. Các tính năng chính của hệ thống ERP
Hệ thống ERP cung cấp một loạt các tính năng để quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm:
- Quản lý tài chính: ERP hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính, bao gồm kế toán, ngân hàng, kiểm toán và tạo báo cáo tài chính.
- Quản lý bán hàng và marketing: ERP giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng và marketing, bao gồm tiếp thị, bán hàng, chăm sóc khách hàng và quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
- Quản lý sản xuất: ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý sản xuất, bao gồm lập kế hoạch sản xuất, quản lý hàng tồn kho, quản lý chất lượng và quản lý chuỗi cung ứng.
- Quản lý nhân sự: ERP giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất và quản lý lương.
3. Hệ thống ERP có vai trò như thế nào trong doanh nghiệp?
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu suất và hiệu quả của doanh nghiệp thông qua các cách sau:
3.1. Tích hợp thông tin tài chính
ERP tự động tích hợp thông tin từ các phòng ban khác nhau như tài chính, bán hàng và các bộ phận khác. Điều này giúp loại bỏ sự không nhất quán trong số liệu và tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào việc tối ưu hóa tình hình kinh doanh thay vì đối chiếu số liệu.
3.2. Tích hợp các đơn hàng
Hệ thống ERP điều phối quy trình từ việc nhận đơn hàng đến sản xuất, quản lý kho, kế toán và phân phối. Việc này giảm thiểu sự phức tạp và rủi ro sai sót so với việc sử dụng nhiều hệ thống riêng biệt cho mỗi bước trong quy trình đặt hàng.
3.3. Giúp thấu hiểu khách hàng
Nhiều hệ thống ERP tích hợp công cụ quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) để theo dõi tất cả các tương tác với khách hàng. Nhờ đó, nhân viên kinh doanh có thể hiểu rõ hơn về hành vi và nhu cầu của khách hàng, từ đó đề xuất các chiến lược phù hợp và tăng cường tương tác với khách hàng.
3.4. Tính chuẩn hóa trong quản lý mua sắm
Khi thiếu một hệ thống mua sắm tích hợp, việc phân tích và theo dõi mua hàng trên toàn doanh nghiệp trở thành một thách thức. Các doanh nghiệp lớn thường gặp phải tình trạng mua cùng một sản phẩm nhưng không nhận được lợi ích của giảm giá theo số lượng hoặc khối lượng. Triển khai hệ thống ERP giúp tạo ra tính chuẩn hóa trong quản lý mua sắm. Các công cụ mua sắm trong ERP có tính năng mua theo nhóm, giúp đàm phán với nhà cung cấp bằng cách xác định các nhà cung cấp, sản phẩm và dịch vụ thường được sử dụng trong toàn doanh nghiệp.
3.5. Tiêu chuẩn hóa và tăng tốc sản xuất
Các công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty thường xuyên sát nhập và mua lại, thường gặp phải tình trạng nhiều đơn vị kinh doanh tạo ra các vật dụng tương tự nhau bằng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống ERP có khả năng tiêu chuẩn hóa và tự động hóa quy trình sản xuất và hỗ trợ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và giảm số lượng kiểm kê.
3.6. Chuẩn hóa thông tin nhân sự
Các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh, thường gặp khó khăn trong việc giao tiếp với nhân viên về lợi ích, theo dõi số giờ làm và chi phí của nhân viên. Hệ thống ERP cung cấp cổng tự phục vụ cho nhân viên để duy trì thông tin cá nhân của họ và hỗ trợ các công việc như báo cáo thời gian, theo dõi chi phí, yêu cầu nghỉ phép, lên lịch, và đào tạo. Bằng cách tích hợp thông tin như bằng cấp, chứng chỉ và kinh nghiệm công việc vào một kho lưu trữ nhân sự, các cá nhân có thể dễ dàng phân công cho các nhiệm vụ phù hợp với năng lực của họ.
4. Giới thiệu Digiwin ERP
Digiwin ERP là một giải pháp phần mềm toàn diện được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp sản xuất, nhằm tối ưu hóa quy trình hoạt động và thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.
Dưới đây là các đặc điểm nổi bật của Digiwin ERP:
- Tích hợp toàn diện và thống nhất dữ liệu & quy trình: Digiwin ERP cung cấp tính năng tích hợp toàn bộ các dữ liệu và quy trình trong doanh nghiệp, giúp tạo ra một hệ thống hoạt động mạch lạc và hiệu quả.
- Linh hoạt và có khả năng tùy chỉnh cao: Giải pháp này mang lại khả năng tuỳ chỉnh và sự linh hoạt cao phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, giúp họ có thể điều chỉnh và điều hành theo cách tốt nhất.
- Giao diện trực quan và thân thiện: Digiwin ERP được thiết kế với giao diện trực quan và thân thiện, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và sử dụng các tính năng một cách hiệu quả.
- Có khả năng mở rộng theo quy mô phát triển: Giải pháp này có khả năng mở rộng linh hoạt theo quy mô phát triển của doanh nghiệp, từ những doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn lớn, giúp đáp ứng được nhu cầu và thách thức trong quá trình phát triển.
5. Các bước triển khai hệ thống ERP
Bước 1. Xác định nhu cầu
Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần phải xác định rõ nhu cầu của mình. Điều này bao gồm việc xác định các chức năng cần thiết, yêu cầu về dữ liệu và tính khả dụng của hệ thống.
Bước 2. Lựa chọn giải pháp
Doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu của mình. Trên thị trường có nhiều giải pháp ERP khác nhau, do đó cần cân nhắc các yếu tố như tính năng, giá cả, khả năng mở rộng và hỗ trợ.
Bước 3. Phân tích dữ liệu
Doanh nghiệp cần phân tích dữ liệu hiện tại để chuẩn bị cho việc triển khai ERP. Điều này bao gồm thu thập, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu.
Bước 4. Triển khai hệ thống
Doanh nghiệp cần triển khai hệ thống ERP theo kế hoạch và yêu cầu đã đề ra. Bao gồm cài đặt hệ thống, đào tạo người dùng và kiểm tra hệ thống trước khi đưa vào sử dụng.
Bước 5. Sử dụng hệ thống
Doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống ERP một cách hiệu quả. Điều này bao gồm đào tạo người dùng, hỗ trợ và quản lý hệ thống để đảm bảo hoạt động mượt mà và đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
AES Việt Nam tự hào là đối tác triển khai giải pháp nhà máy thông minh ở Việt Nam và khu vực Nam Châu Á với các sản phẩm từ các hãng phần mềm danh tiếng. Các sản phẩm IIoT, MES/MOM, ERP, APS,…của chúng tôi sẽ giúp giải quyết triệt để nhu cầu của khách hàng. Để tìm hiểu thêm về giải pháp nhà máy thông minh 4.0 vui lòng liên hệ hotline (+84) 96 1402 699 để được tư vấn.
Cập nhật thông tin mới nhất về sản phẩm và các hoạt động của AES Việt Nam tại facebook.com/aesvietnamsmartfactory
